最近、ICタイムカード導入の依頼をよくいただきます。

今回、依頼をいただいた企業様は、勤怠管理に紙を利用しているところでした。
社員全体を月毎に一括管理する勤怠表の形式で、出勤日や欠勤日にはハンコを押し、残業遅早は手書きによって時間の管理を行っています。
紙による手書きの管理ではどのような問題があるでしょうか。

計算漏れが発生する。
IC勤怠を導入するにあたり、現在の勤務形態を把握するために勤怠表を見させていただいたのですが、手計算で結果を出している為、たとえば残業時間の合計値に相違が発生しているというようなことがありました。
給与明細においても転記漏れがあり、ただの記載漏であったり、あえて記載していなかったりといった、その会社独自の表記方法を把握するために何度か担当者とやりとりをする必要がありました。

保管場所にこまる。
勤怠表（またはタイムカード等）は、労働基準法109条の「その他労働関係に関する重要な書類」に含まれることもあって、3年間の保存が必要となります。
5人や10人の少人数であるならまだしも、80人を超える企業であったので、勤怠表の枚数もそれに応じて増えてしまいます。
月毎に毎回用意しなくてはならいため、その作成のためにも時間を取られることになるでしょう。
さらに3年分の書類を保存するための場所も必要となります。

探し出しにくい
手書きの勤怠表ではよくあることなのですが、五十音順や社員番号順になっていることは少なく、記載時点での順番がそのまま利用されているという形があり、特定の人物の勤怠状況を見つけだすには一苦労です。
タイムカードではなおのこと、何かの拍子に順番が入れ替わると探しだすのにさらに時間がかかってしまいます。
担当者であればすぐにわかっても、別の人間ではわかりづらいというのは、業務の引継などにも問題が出てしまう恐れがあります。
汚れや経年劣化による文字のにじみ、かすれという心配も出てきます。

このような問題を解決するためにも、IC勤怠を利用してみてはいかがでしょうか。
弊事務所で提供しているIC勤怠は、クラウド上でデータを保管しており、インターネット環境があればどこでも勤怠状況の確認が可能です。
勤怠データに関してもエクセルによって出力が可能なため、給与計算の際にそのまま利用していただくこともできるので打ち間違いなどの心配がありません。
シフト制の勤務を行っている事業所でも、カレンダーを利用したシフト管理を行うことができるので、細かい管理にも問題ありません。
ICカードを利用するため、例えば飲食店などの汚れやすい事業所でも安心して使えます。

IC勤怠管理の導入を検討中の場合は一度弊事務所にお問い合わせください。