皆さん、従業員の方の勤怠管理はどうされていますか？
いまだに紙のタイムカードを使っていると、毎月締め日の前になれば従業員のタイムカード作成に追われ、打ち忘れがあれば手書きで直したものを打ち込むなどの二度手間、場合によっては二重打刻など読みにくい数字に頭を悩ませて余分に時間を取られることもしばしば。
飲食店や美容院では水や汚れが飛んで読みづらくなるということもあると思います。

ある会社の話です。
従業員は約170名。本社の他に市内、東京、大阪に支社のある会社。そこでは紙のタイムカードを使用しており、毎月の締め日前後にはタイムカードの作成と差し替えに追われていました。
それだけではありません。打刻忘れについて社員の出張記録や休暇届を総ざらいし、それでもわからない時は各社員に確認を取り、集計を取ります。
支社からタイムカードが届かない場合は催促の電話を掛けますが、当然届くまで作業は滞ります。
この勤怠管理、順調に進んでカードの作成と差し替えにおよそ半日から1日。集計に2日かかります。どれだけのコストがかかっているでしょうか。そして労働基準法第109条では、「使用者は労働者名簿、解雇、保証、賃金などその他労働に関わる書類を3年間保管しなければならない」という法律があります。つまりタイムカードは3年間保管保存することになります。毎月170人分のタイムカードを保管するとなると1年でA３サイズの段ボール5箱分になりました。これが3年分。保管するスペースを家賃換算するといくら払うことになるのでしょうか……

今回ご提案するのは、そのような悩みを解消するのにいい、ICによる勤怠管理です。

利点を挙げてみましょう。

① 月ごとのタイムカード作成がいらなくなります。
機種にもよりますが、月毎のタイムカード作成でいちいち作った、作っていないといった確認の手間や、新入社員・退職社員ごとに選り分ける必要もなくなります。

② 場所を取りません。
タイムカードラックを利用されているかと思いますが、もう設置はいらなくなります。各人が自分の名前を探す手間もなくなり、未使用、使用済みのカードの保管場所もいらなくなります。

③ 初期費用が安くなります。
従来の打刻機であれば2万円前後。タイムカードラックは収納枚数によってばらつきがありますが、5千円はするとみていいでしょう。さらに紙のタイムカード代が毎月かかることとなります。
ICによる勤怠ではどうなるでしょうか。カードリーダーであれば3千円ほど。ICカードはMANACAやNANACOといったすでに所持しているカードがそのまま使えるので、カードの購入費は基本かかりません。月毎に必要なものは、維持費用の一人当たり月324円のみです。
さらに、プラスチック製ということもあって汚れも水濡れも心配もありません。飲食店や美容室などには特にお勧めです。
無地のものにIDカードホルダーを組み合わせれば、名札としてもご使用できます。

④ ブラウザで管理
ウェブによる管理となりますので、勤怠情報の確認もすぐできるようになり、勤怠忘れや過重労働などの把握も容易になります。ウェブからの打刻にも対応しており、社外にいても安心です。打刻時にコメントを同時に入力することもできるので、「あの日、何故遅れたか」といった理由を思い出す手間も短縮できます。また収集待ちという時間がいらなくなり、純粋な時間コストの削減につながります。
シフトごとの設定も可能なため、店舗や個人で勤怠形態が違うという場合でも問題なくご利用いただけます。

⑤ CSVによる管理
CSVによるデータ管理を行っているため勤怠集計が早くなり、結果給与計算に係る時間も短くなります。また必要な時に素早く勤怠表の呼び出しが可能。さらに現在使用中の、エクセルで作られた勤怠表もそのまま変換、使用が可能です。

勤怠管理の改善にぜひと思われましたら、当オフィスへ一度ご連絡ください。